I dag, når mange av de russiske foretakene har forretningspartnere i utlandet, har utvekslingen av delegasjoner blitt normen. Dette hjelper deg med å bli kjent med produksjonen på stedet, personlig bli kjent med de du skal jobbe med, vurdere situasjonen og raskt løse forretningsproblemer. Når du møter en delegasjon, er det noen organisatoriske spørsmål å vurdere.
Bruksanvisning
Trinn 1
På forberedelsesstadiet, diskuter størrelsen på delegasjonen, og ta i betraktning at arbeidsspørsmål løses jo raskere, jo mindre er det. Velg også oppstillingen av din side slik at antall deltakere er omtrent det samme som antallet du vil møte. Diskuter hvilket språk forhandlingene skal holdes på, og forbered en tolk selv om gjestene kommer med sitt eget.
Steg 2
Finn ut om spørsmålene som er kompetente til å løse dette eller det andre medlemmet av delegasjonen, siden i Vesten blir underordning meget nøye observert. Du bør henvende deg til en av gjestene for å være sikker på at han, i henhold til hans plikter, har rett til å gi informasjon.
Trinn 3
Diskuter på forhånd de problemene som må løses, og forbered alt materialet som kan være nødvendig. Diskuter hvilke dokumenter som vil bli signert etter endt forhandlinger. Enig om en tidsplan - når klokka begynner, hvor lenge de varer og når det blir pauser.
Trinn 4
Hvis delegasjonen ledes av en betydelig nok person, kan du sende invitasjonen så snart som mulig for å understreke respekt og øke sannsynligheten for at besøket vil finne sted, og at personen ikke vil ha andre møter planlagt i løpet av denne tiden.
Trinn 5
Forbered et eget, komfortabelt møterom, sørg for at hver møtedeltaker får et komfortabelt sted. Lager på brus, kaffe, kjeks og vakre retter. Ikke glem å ta på askebeger hvis du ikke har noe imot, slik at de fremmøtte kan tenne en sigarett under møtet.
Trinn 6
Enig i om det vil være nødvendig å registrere forhandlingene, samtykke må gis av begge parter. Sørg for at gjestene sitter mot døren, dette psykologiske trikset får dem til å føle seg mer avslappede. Og sørg for at du ikke blir distrahert av telefonsamtaler under møtet.
Trinn 7
Det er bedre for en pen og smilende jente å møte delegasjonen og ta den med til forhandlingsstedet. Hun kan vente på gjester i lobbyen til bygningen der forhandlingene skal holdes. Når gjestene kommer til møtepunktet, er det nødvendig å umiddelbart introdusere begge delegasjonene for hverandre slik at de som vil sitte ved siden av dem kan gjøre det.
