HR-avdelingen i enhver organisasjon blir ofte møtt med behovet for å endre personopplysningene til de ansatte. Hvordan utstede en arbeidsavtale, arbeidsbok og ansattes personlige kort på nytt i forbindelse med endring av etternavn?
Bruksanvisning
Trinn 1
Godta fra den ansatte en søknad om endring av personopplysninger i forbindelse med endring av etternavn (av familie og andre grunner). Gi en ordre om behovet for å gjøre endringer i alle ansattedokumenter som administreres av HR-avdelingen og regnskap. Bestillingen må registreres i ordreloggen. Gjør personalavdelingen, regnskapsavdelingen og den ansatte selv kjent med ordren.
Steg 2
Før du gjør endringer i arbeidsavtalen, må det inngås en frivillig avtale med den ansatte. Etter at avtalen er inngått, kan det gjøres endringer i kontrakten ved å krysse av det gamle navnet og skrive et nytt over tilsvarende kolonne. For å bekrefte lovligheten av endringene, angi navnet og nummeret på dokumentet som endringene ble gjort på (for eksempel ekteskapsattest / skilsmisse). Etter det blir dataene som er endret i kolonnen “Etternavn” sertifisert av arbeidsgiveren og arbeidstakeren.
Trinn 3
Basert på dokumentene som bekrefter lovligheten av endringer i den ansattes personlige data, gjøres det også endringer i arbeidsboken (på første side eller tittelside). Det forrige etternavnet er krysset av med en linje, hvoretter en ny er angitt øverst i denne oppføringen. Koblinger til relevante sertifikater (og andre dokumenter) er angitt på innsiden av omslaget til arbeidsboken. Og det er denne posten som er sertifisert av arbeidsgivers signatur og HR-avdelingens segl.
Trinn 4
På den ansattes personlige kort krysses hans forrige etternavn med en linje, og et nytt er angitt neste (eller over). Navnet og nummeret på dokumentet, på grunnlag av hvilket endringene gjøres, er angitt overfor kolonnen "Etternavn". Informasjon om dokumentet kan legges inn i X-kolonnen på personkortet ("Tilleggsinformasjon"). Disse endringene må sertifiseres av en personalansvarlig.
