En telefonmelding er en kort, men viktig melding sendt via telefon. Dermed informerer de ofte om holdingen av møter, økter, møter. Telefonmeldingen kan også inneholde en presserende ordre fra hodet. Det kommer inn telefonmeldinger, som du mottar, og utgående som du sender. Begge typene har lignende design.
Bruksanvisning
Trinn 1
I det øverste venstre hjørnet av et ark legger du det fulle navnet på organisasjonen din og eventuelt navnet på den strukturelle enheten, for eksempel "Administrasjon av byen N." og Institutt for utdanning.
Steg 2
Skriv mottakeren av telefonmeldingen øverst til høyre. Angi stilling, etternavn og initialer til personen: "Direktør for skole nr. 37 Ivanov II". Hvis det er flere adressater, er det ikke nødvendig å indikere etternavnene: "Direktører for skoler i byen N.". Legg ved en komplett liste over institusjoner som den ble sendt til i telefonmeldingen.
Trinn 3
To linjer nedenfor, plasserer ordet "Telefonogram" og serienummeret. For en utgående telefonmelding, vennligst oppgi datoen for samlingen nedenfor.
Trinn 4
Deretter følger den faktiske teksten i telefonmeldingen:”22. februar kl. 17.00 avholdes et møte i utdanningsavdelingen om forbedring av aktivitetene i byens skoler. Det er strengt obligatorisk å delta på skolelever. Når du forbereder teksten i en telefonmelding, må du unngå ord og uttrykk som er vanskelige å forstå av øret og vanskelig å uttale. Husk at meldingen skal være informativ og kort - ikke mer enn 50 ord.
Trinn 5
Når du overfører en telefonmelding, skal du uttale ord tydelig, spesielt adresser, etternavn, navn og patronymics på mennesker, gatenavn, datoer og tidspunkt for hendelser. På slutten må du huske å lese teksten igjen og sørge for at samtalepartneren din skrev alt riktig. Lytt nøye når du tar en melding over telefonen. Hvis du har spørsmål, avklare dem umiddelbart.
Trinn 6
Under hovedteksten er posisjonen, etternavnet og initialene til hodet som signerte telefonmeldingen: "Leder for Institutt for utdanning Petrov P. P." Det utgående dokumentet må også inneholde hans personlige signatur.
Trinn 7
Nederst på siden skriver du inn informasjon om de ansatte som jobbet med telefonmeldingen. Vanligvis blir posisjonen, etternavnet og initialene til personen som sendte meldingen, kontorets telefonnummer, samt dato og tidspunkt for overføring satt til venstre. Til høyre er informasjon om personen som godtok dokumentet: stilling, etternavn og initialer, telefonnummer, dato og tidspunkt for opptak.
Trinn 8
En utgående telefonmelding tegnes opp i ett eksemplar og lagres i en spesiell mappe. Det er bedre å ha en innkommende melding i to eksemplarer: du gir den første til lederen for videre arbeid, den andre legger du i en mappe for oppbevaring.
