Noen bokstaver slutter så vagt at adressaten er forvirret: han må lese teksten på nytt for å forstå essensen. På grunn av tidsmangel kan mottakeren kaste bort brevet eller gjøre noe for å distrahere seg selv og ikke lenger fordype seg i den oppgitte situasjonen. En klar, kortfattet og kompetent avslutning understreker respekt for leseren og hjelper med å raskt svare på en forespørsel eller et krav.
Bruksanvisning
Trinn 1
Oppgi hva du ønsket å si i tre punkter. Det kan virke som om tankene presenteres tydelig, men oppfatningen av informasjon avhenger av leserens tilstand. Les derfor teksten på nytt og skriv ned tre hovedtanker hver for seg. Dette kan være fakta, datoer, navn osv. Følelser er ikke nødvendig her, skriv kort, med noen få ord, for du trenger bare å oppsummere, husk hovedpoengene.
Steg 2
Skriv ned tre handlinger for mottakeren av e-posten. Folks reaksjoner kan være uforutsigbare. Det ser ut til at det er mulig å reagere utvetydig på den presenterte informasjonen, men en person gjør det avhengig av individuelle vaner og intensjoner. Hvis du ikke tydelig oppgir hva du forventer av leseren, vil han ikke forstå eller si at han ikke forstod.
Trinn 3
Ordne listen fra de forrige trinnene i synkende rekkefølge etter betydning. Avslutningen på brevet ligner noen ganger det siste ordet ved rettsmøtet: inntrykket av mottakeren av brevet, konklusjoner og konsekvenser avhenger av dette. Fjern elementer fra listen som kan utelates uten at det går ut over betydningen av meldingen. Plasser den gjenværende kortlisten på slutten av brevet slik at leseren ikke går glipp av noe.
Trinn 4
Angi tidsrammen. Hvis du venter på en reaksjon på brevet, må du være spesifikk om forventningene dine. Noen mennesker har en tendens til å forsinke til det siste, så det kan ikke være overflødig å spesifisere en spesifikk tid.
Trinn 5
Legg igjen kontaktinformasjonen din. Korrespondenten din skal kunne raskt finne telefonen din. Forutse slike situasjoner og, i tilfelle tilfelle, ta med nødvendig informasjon i brevet, selv om du er sikker på at mottakeren har den.
Trinn 6
Vær høflig, si noe hyggelig, takk for tiden din. Adressaten vil reagere mer villig og komme raskere i kontakt hvis brevet gleder ham eller holder ham fra ubehagelige opplevelser.
Trinn 7
Husk å signere meldingen med navnet ditt: dette skaper følelsen av ekte kommunikasjon. Det er viktig for personen å fokusere på svaret og ta det ansvarlig. Led med et godt eksempel, og folk vil behandle deg på samme måte.
