Arkivinstitusjoner lagrer ikke bare dokumenter, men gir også innbyggere tilgang til arkivinformasjon. En av måtene å realisere denne muligheten på er tilgang til arkivdokumenter på lesesalene. La oss se nærmere på hvem som kan besøke lesesalene og hvordan de fungerer.
Lesesaler i de statlige historiske arkivene er nødvendig slik at besøkende kan jobbe med dokumenter. Som regel jobber forskere med dokumenter med det formål å skrive vitenskapelige artikler, artikler, bøker, så vel som de som tegner opp slektstrær.
For å komme til lesesalen, må du komme til arkivet med identitetskort (pass, førerkort), fylle ut et søknadsskjema og en søknad som angir arbeidsemnet. Nå, i mange arkiver, kan dette gjøres via e-post, sende skannede dokumenter, og når du besøker lesesalen, må du oppgi dem i sin opprinnelige form.
De som er på utkikk etter slektninger, informasjon om hvilke som er nødvendige de siste 75 årene, må ha dokumenter som viser slektskap med seg. Så hvis du trenger informasjon om å bli med din bestefar i Komsomol på farsiden, må du ha farens dokumenter og dokumentene dine med deg (fødselsattest, pass som du kan spore etternavnet til, samt et vigselsattest for kvinner). I tillegg må en ansatt på lesesalen gjøre de besøkende kjent med arbeidsreglene.
Etter papirarbeid i lesesalen får den besøkende guider og andre metodiske hjelpemidler: lister, register over varelager, indekser, kataloger) Da er brukeren allerede kjent med fondets lager.
Arkivarkiv er en arkivkatalog som inneholder en systematisert liste over lagringsenheter for arkivfondet, innsamling og beregnet på regnskap og avsløring av innhold.
Den besøkende utarbeider en forespørsel der han angir de valgte sakene. Grenser for antall saker fastsettes av arkivene i samsvar med arbeidsreglene. Forskeren vil ikke kunne motta filene umiddelbart, men etter tiden også etablert av arkivreglene. Vanligvis er tidsperioden 1 til 3 dager. Faktum er at tusenvis av dokumenter er lagret i arkivene, og det er rett og slett umulig å hente dem raskt. Saker lagres i store arkiver, som til og med kan være plassert i forskjellige bygninger, hvis arkivet har flere bygninger. Derfor tar det tid å finne saker. I tillegg må ansatte, før de utstedes, se gjennom hver sak ark for side og registrere tilstedeværelsen av alle dokumenter. Først etter dette vil sakene kunne komme inn på lesesalen.
Du må også være forberedt på at visse dokumenter kan lukkes for brukere. Dette skyldes hemmelighold av noe informasjon (statshemmeligheter, personlig informasjon, etc.). Begrensede dokumenter kan bare vises av arkivmedarbeidere. Hvis forskeren trenger visse opplysninger fra slike dokumenter, kan han bestille et sertifikat (sosial-juridisk eller tematisk henvendelse), som vil bli utført innen den fastsatte tidsrammen.
I tillegg kan noen ganger begrensningen tilskrives dokumentets dårlige fysiske tilstand.
Etter å ha blitt utstedt til lesesalen, har forskeren rett til å jobbe med dokumenter, lage utdrag av dem. Kopiering (fotografering, skanning, kopiering) er som regel en betalt tjeneste.
Etter at forskeren har gjort det nødvendige arbeidet, blir filene overlevert til den ansatte på lesesalen, som overfører dem til arkivlageret. Arkivistene sjekker tilstedeværelsen og tilstanden til dokumentene en side om gangen, og setter dem på plass.
Visse regler er utviklet om hva som kan og kan gjøres på lesesalen. Så for eksempel er det strengt forbudt å ta med mat til lesesalen, komme i yttertøy, med store vesker og pakker. Det er bedre å jobbe med dokumenter med hansker - på denne måten kan du forlenge sikkerheten og beskytte deg mot støv. Faktum er at etter at du har snudd med fingrene, forblir svettefete spor på papiret på arkene, noe som også ødelegger det. Du kan selvfølgelig ikke rive arkene, rive dem ut av saken, skrive på dem. Hvert arkivdokument inneholder tross alt en historie. Han er unik i seg selv. Jo lenger vi kan lagre dokumenter, jo lenger kan de tjene oss til vår fordel.
