Pressekonferanser er en viktig komponent i PR-aktivitetene til ethvert selskap. Takket være dem kan media og interessert publikum motta oppdatert informasjon bokstavelig talt fra første hånd fra de offisielle representantene for en bestemt organisasjon, og ledelsen i selskaper kan uttrykke sin holdning til de spørsmålene som er mest viktige for dem. Men for at pressekonferansen skal gi virkelig gode resultater, må den være ordentlig organisert.
Bruksanvisning
Trinn 1
Hvis du er betrodd å organisere og holde en pressekonferanse, må du først og fremst bestemme hvilket mål du vil oppnå: fortell om suksessen til din bedrift, trekk offentlig oppmerksomhet til noen problemer, presentere en bestemt offentlig person i et vinnende lys osv. P. Velg deretter sted og tid for pressekonferansen. Husk at disse aktivitetene best gjøres midt i arbeidsuken (tirsdag-onsdag-torsdag) om morgenen eller ettermiddagen, men ikke senere enn kl.
Steg 2
Velg et sted å holde en pressekonferanse basert på organisasjonsevnen til bedriften din og antallet planlagte inviterte. Vær oppmerksom på at det kreves tilstrekkelig sitteplass for pressemedlemmer. Forsikre deg om at det er mikrofoner i rommet, projeksjonsskjermer (om nødvendig) og ledig plass til å installere TV-kameraer.
Trinn 3
Lag en liste over medier og organisasjoner hvis representanter du ønsker å se på arrangementet ditt. Forbered og send ut pressemeldinger og invitasjoner minst to uker før det planlagte arrangementet. Etter at invitasjonene er sendt, anbefales det å ringe adressatene personlig og lære om deres beslutning om å delta eller ikke delta på pressekonferansen. Dermed vil du ikke bare spesifisere antall fremtidige gjester, men også i tillegg minne om arrangementet ditt hvis folk glemte det eller ikke mottok pressemeldingen din.
Trinn 4
Forbered nødvendig presentasjonsmateriell for alle fremtidige pressekonferansedeltakere. En deltagers drakt inneholder vanligvis en kopi av pressemeldingen, en liste over tjenestemenn som vil tale på pressekonferansen med fullt navn og stillinger, en agenda (rekkefølge og temaer), reklame og salgsfremmende materiale. Det ser mye bedre ut hvis alt presentasjonsmateriell for hver deltaker er utformet som et enkelt sett i en bedriftsmappe med organisasjonens logo.
Trinn 5
Hvis du planlegger å innføre akkreditering for deltakere, må du informere dem på forhånd om dette og fortelle dem hvilke data du trenger for det (navn, stilling, passdetaljer osv.). Forbered på forhånd navneskilt for alle deltakere og kort som skal plasseres på bordene med angivelse av navn og titler for høyttalerne. Hvis pressekonferansen er planlagt i lang nok tid, må du sørge for at forholdene for deltakerne er komfortable: en buffé med drikke og snacks, røykerom og toaletter, planlegg tid for hvilepauser.
Trinn 6
Sørg for å kontakte redaksjonene til de mediene som er til stede etter pressekonferansen og spørre om materialene som er laget som et resultat av det. Be om kopier av publikasjoner hvis ikke tidligere blitt avtalt.
