Enhver offentlig eller profesjonell forening har et styrende organ som, med den hyppigheten som er spesifisert i dets charter, må innkalle alle interesserte til å holde rapporterings- og valgmøter. Inngang til slike møter er åpen for alle medlemmer av et gitt samfunn eller delegater fra grupper av deltakere, og utøver dermed sin rett til å delta i dets aktiviteter.
Bruksanvisning
Trinn 1
Tenk på møtedagsordenen. Siden rapporten og valget er en av de viktigste sakene, forventes valgdeltakelsen i dette tilfellet å være maksimal. Derfor, i tillegg til disse emnene, kan du ta med andre presserende saker på agendaen som du vil diskutere med medlemmene i foreningen din. Bestem på tidspunktet og stedet hvor rapporterings- og valgmøtet skal finne sted. Rommet der det er planlagt skal holdes må være offentlig og romslig nok til å imøtekomme alle.
Steg 2
Gi beskjed til alle interesserte om rapporterings- og valgmøtet. For å gjøre dette må du sende ut invitasjoner med en indikasjon på dagsorden, dato og sted for møtet. Legg ut kunngjøringer med denne informasjonen på steder der de kan sees av det største antallet medlemmer av foreningen. Plasser en slik annonse i media og TV, om nødvendig.
Trinn 3
Sørg for at deltakerregistreringen begynner en halv time før møtet starter. Tilordne et tilstrekkelig antall registratorer slik at alle som kommer i begynnelsen av arrangementet har muligheten til å legge inn sine personlige data. Vanligvis er dette etternavn, navn og patronym, organisasjon eller dens strukturelle enhet, adresse for registreringssted eller bosted, kontaktinformasjon.
Trinn 4
Velg møteleder og sekretær. Vær oppmerksom på at formannen for ditt valgte organ ikke kan velges som forsamlingsleder. Hvis det er nødvendig, hvis det er gitt av de lovbestemte dokumentene, velg en legitimasjonskomité som kontrollerer varamedlemmene, hvis de blir valgt fra grupper av medlemmer av foreningen.
Trinn 5
Sekretæren må føre protokollen. I referatet reflekterer du antall delegater eller medlemmer av foreningen som var til stede på møtet, som ble valgt til formann, sekretær og med hvilket avstemningsresultat.
Trinn 6
Formannen for det valgte organet utarbeider en rapport om utført arbeid. I protokollen gjenspeiles den totale avstemningen med en vurdering - om den er anerkjent som tilfredsstillende eller ikke. Møtet må høre forslag til en ny sammensetning av det valgte organet, diskutere og stemme på hver kandidat hver for seg. Noter stemmeresultatene i referatet.
Trinn 7
Etter at alle spørsmålene som er skissert på dagsordenen har blitt diskutert, må møtelederen avslutte den og undertegne protokollen fra møtet sammen med sekretæren.
