Hvis organisasjonen din er eller er utnevnt til å holde en vitenskapelig konferanse, er dette ikke bare en hederlig funksjon, men også et flott organisasjonsarbeid der alle de små tingene må tas i betraktning.
Bruksanvisning
Trinn 1
Opprett en organisasjonskomité for konferansen, hvis sammensetning vil bli bestemt av ordre. Utpeke en styreleder som skal lede og koordinere komiteens medlemmer. Bestem tidspunktet for konferansen og vilkårene for den etablerte komiteen. I bestillingen reflekterer du hvordan du vil betale for de ansatte som er medlemmene av den. Send ut kunngjøringen om konferansen og angi kravene til rapporter, volumet av sammendrag og fristen for innlevering i vedlegget.
Steg 2
Bestem deg for finansieringskilder, dette kan være målrettet finansiering fra budsjettet, og tiltrekke sponsing og midler fra konferansedeltakerne selv.
Trinn 3
Send invitasjoner til alle potensielle konferansedeltakere og det planlagte programmet for konferansen. Bestem deg for antall deltakere og foredragsholdere som er villige til å dele sin vitenskapelige utvikling og forskningsresultater med kolleger. Spør deltakerne om de trenger å bestille hotellrom og foreta en reservasjon.
Trinn 4
Enig med trykkeriet om å publisere sammendragene av rapportene i en egen brosjyre, og om nødvendig beordre programmet for arrangementet å distribuere til deltakerne, merker med navn, initialer og organisasjonens navn.
Trinn 5
I samsvar med antall deltakere, bestemme hvor mye rom du trenger, og leie et spesialrom som er utstyrt for å holde arrangementer av denne typen. Tenk på hvilket utstyr det vil trenge å bli utstyrt i tillegg, sjekk tilgjengeligheten av det nødvendige antall datamaskinstasjoner, projeksjonsskjermer osv. Tenk på driften av buffeen, der møtedeltakerne kan ta en kopp kaffe og en matbit i pausene.
Trinn 6
Tenk over konferanseprogrammet, del det om nødvendig i seksjoner. Tenk over hvor slike seksjoner kan holdes. Tenk på konferansegjestene, arrangørene og deltakerne i programmet. Bestill brevpapir for konferansedeltakere - merker, notatblokker og penner er standard.
Trinn 7
Lag pakker med dokumenter, reklamemateriell og papirvarer som skal deles ut til konferansedeltakere sammen med merker.
