På ethvert kontor og i produksjon jobber ansatte ofte med forskjellige typer dokumenter, så evnen til å lage offisielle forretningsdokumenter er nødvendig for alle. Samtidig er det generelle krav som må overholdes når du tegner et dokument - et forretningsbrev, ordre, stilling, instruksjon osv.
Bruksanvisning
Trinn 1
Begynn å utarbeide dokumentet ved å avklare gjennomførbarheten og spekteret av problemer som må løses. Dette vil hjelpe deg med å bestemme dokumenttypen og formen, som i stor grad bestemmer innholdet og presentasjonsstilen.
Steg 2
Gjennomgå lover og forskrifter fra myndighetene og byråer som styrer hvordan disse spørsmålene blir adressert. Dette er et veldig viktig trinn, som viser leseferdighetene dine, og lar deg lage et dokument som fullt ut oppfyller den etablerte prosedyren for behandling og løsning av arbeidsproblemer. Dette vil også bidra til å bestemme adressaten, godkjennings- og koordineringsorganet og sikre at innholdet i dette dokumentet og dets form for kompetanse i denne organisasjonen.
Trinn 3
Studer teksten til administrative og regulatoriske dokumenter slik at dokumentet som utarbeides ikke kommer i konflikt med dem, ikke dupliserer dem. For dette er det nødvendig å ha en elektronisk database med slike dokumenter.
Trinn 4
Samle informasjon om fordelene ved problemene som skal løses, utarbeide et utkast til dokument. Når du tegner, bruk sjablongtekster og standardfraser og uttrykk som tradisjonelt brukes i forretningsdokumenter. Utforsk andre dokumenter som er utviklet i organisasjonen din eller jevnaldrende virksomhetssystem, og legg grunnlaget for deres skrivestil.
Trinn 5
Hovedteksten i dokumentet er ment å indusere noen handlinger, å overbevise. Det må være begrunnet og logisk. Ordlyden må følges strengt i juridiske termer. For det første er kravene til påliteligheten og objektiviteten til den presenterte informasjonen. Teksten skal være nøyaktig og så informativ og kortfattet som mulig. Naturligvis skal det ikke være noen grammatiske, tegnsettende eller stilistiske feil i den. I tilfelle at du i et dokument nevner informasjon som finnes i en annen kilde eller et annet dokument, må du oppgi alle utdataene.
Trinn 6
Rediger kladdedokumentet og koordiner det med de personene som er autorisert til det. Deretter tegner du dokumentet i samsvar med aksepterte normer og signerer det.
