I det moderne samfunn, når hvert minutt blir verdsatt, har telefonsamtaler blitt den vanligste formen for kommunikasjon blant mennesker. Venner og bekjente, slektninger og venner kommuniserer ved hjelp av telefonkommunikasjon, det føres forretningsforhandlinger. Hvordan snakke riktig på telefonen?
De grunnleggende reglene som skal følges når du snakker i telefonen, skal være de samme for alle ansatte:
- Svar på alle innkommende anrop.
- Ta opp telefonen umiddelbart etter samtalen, uten å tvinge klienten til å ringe anlegget i flere timer.
- Ikke glem å si hilsen når du svarer på et anrop, gi organisasjonen et navn og presentere deg selv.
- Hvis den som ringer ikke presenterer seg selv, kan du finne høflig navn og patronym med uttrykket: "Hvordan kan jeg kontakte deg?"
- Du må snakke riktig på telefonen og prøve å ikke tillate setninger i samtalen: "Hva trenger du", "Det er ingen", "Jeg vet ingenting." Dette undergraver institusjonens prestisje og forårsaker en tvetydig holdning til ansatte, noe som får dem til å tvile på deres faglige kompetanse.
- Hold oversikt over uttalen, intonasjonen og talefrekvensen din, og sørg for at den som ringer forstår deg godt.
- Hvis den andre telefonlinjen er slått på under en telefonsamtale, må du beklage den første abonnenten, ta opp mottakeren og informere den andre abonnenten om at du er opptatt. Husk å spørre ham om han forventer, eller om du vil ringe ham tilbake senere. Bare deretter fortsett samtalen med den første abonnenten.
- Hvis innringeren ber om en ansatt som for øyeblikket er fraværende, må du be om unnskyldning og spesifisere tidspunktet når han skal være på arbeidsplassen.
- Lytt nøye til abonnenten, prøv å ikke avbryte eller krangle med ham. Dette er den beste måten å få nødvendig informasjon fra samtalepartneren.
- På slutten av samtalen, takk for samtalen.
Det er finesser når man gjennomfører telefonsamtaler med venner og familie. Ikke glem reglene for god form. Før selve samtalen anbefaler psykologer å lage en eller to innledende setninger, og bare deretter fortsette samtalen. Spør en venn om han har ledig tid til å snakke i telefon. Ifølge etikette skal samtalen stoppes av den som ringte.
Hvis du holder deg til disse enkle retningslinjene, vil telefonsamtaler være en fin måte for deg å kommunisere med mange mennesker.
